CEI Médica Sur + eKomite: menos complejidad, dictámenes en 5 días hábiles
El CEI de Médica Sur, fundado en 2002, evalúa y dictamina protocolos de investigación clínica en seres humanos para proteger derechos, seguridad y bienestar. En coordinación con el Comité de Investigación y Bioseguridad, mantiene aprobación vigente de CONBIOÉTICA y COFEPRIS. Su operación combina precios competitivos con dictámenes en 5 días hábiles, respaldada por eficiencia y compromiso ético.
- Optimización del Flujo de Trabajo
- Simplificación y Centralización de Tareas
- Cumplimiento Regulatorio Eficaz
Investigadores creando sometimientos
+300
Colaborando con centros de investigación
60
Años de trayectoria con ética y responsabilidad
24
El Reto: Crear un Comité Eficiente desde el Inicio
El reto principal del CEI de Médica Sur era simplificar y optimizar sus procesos de revisión y aprobación de investigaciones clínicas y protocolos, que anteriormente involucraba múltiples pasos manuales y una gran cantidad de documentos en papel.
Principales Desafíos
- Centralizar la información y documentos: Anteriormente la información y documentos necesarios para la revisión de investigaciones clínicas se encontraban tanto en un reservorio electrónico como en papel.
- Facilitar la colaboración y comunicación: La comunicación se realizaba a través de múltiples canales, lo que dificultaba la colaboración entre los miembros, el seguimiento y la coordinación de las revisiones.
- Cumplir con los plazos de entrega en un entorno regulatorio en constante cambio: El proceso manual y fragmentado dificultaba la adaptación a los cambios regulatorios, que a menudo implicaban ajustes en los documentos y requisitos necesarios para la aprobación de investigaciones clínicas. Cumplir con los plazos de entrega se volvía más desafiante en este contexto.
El sistema existente requería la descarga, revisión, sellado, escaneo y recarga repetitiva de documentos en cada modificación o revisión, y la gestión de cartas involucraba la impresión, firma y posterior escaneo. Esto tomaba mucho tiempo y esfuerzo
Vanessa Díaz
El resultado
La implementación de eKomite en el CEI de Médica Sur ha generado resultados significativos en la gestión de revisiones éticas reduciendo considerablemente los esfuerzos involucrados del personal administrativo.
Principales Aciertos del CEI Médica Sur con eKomite
- Mayor eficiencia: La plataforma centralizada ha optimizado la colaboración y comunicación entre los miembros del CEI, reduciendo los tiempos de revisión y aprobación de investigaciones clínicas.
- Adaptación a cambios regulatorios: eKomite ofrece actualizaciones regulares para mantenerse alineado con los requisitos cambiantes de las autoridades regulatorias, lo que facilita la adaptación a estas modificaciones.
- Eliminación de trabajo manual: La plataforma ha eliminado la necesidad de realizar pasos manuales, como la impresión, firma y escaneo de documentos, lo que ha ayudado a ahorrar tiempo.
- Ahorro en recursos: La plataforma ha permitido minimizar el uso de recursos como papel y nos ha ayudado a que nuestros procesos sean más amigables con el medio ambiente.
- Facilidad a evaluadores: La facilidad de uso y la centralización de documentos han optimizado sus flujos de trabajo, permitiendo una revisión ágil de actas y una rápida firma de documentos logrando una mayor eficiencia en el proceso de evaluación. Además, el acceso a documentos históricos y la posibilidad de dejar comentarios han marcado la diferencia en la forma en que los miembros del CEI gestionan sus responsabilidades.
- Experiencia satisfactoria de los sitios: Posterior a una encuesta a los sitios que han utilizado la plataforma, el CEI de Médica Sur observó una gran satisfacción en la experiencia de los sitios con las mejoras en el proceso de sometimiento y la eficiencia general. Los beneficios notables incluyen rapidez, facilidad de uso, reducción de papel, organización, eficiencia y una comunicación efectiva.
Funcionalidades destacadas
La principal expectativa al adoptar eKomite era la reducción de los tiempos de trabajo y una interfaz de fácil uso.
Módulo de Pagos
La funcionalidad de gestión de pagos dentro de eKomite ha permitido una administración más ordenada de los recursos financieros relacionados con las investigaciones clínicas a fin de mantener la integridad y eficacia de los procesos del CEI.
Módulo de Reportes
El módulo de reportes de eKomite ha resultado ser esencial para mantenerse actualizados y adaptarse a los cambiantes requisitos de la autoridad regulatoria. La capacidad de generar informes de manera eficiente es crucial para garantizar el cumplimiento y la presentación de documentación precisa.
Soporte Eficaz y Actualizaciones Constantes
La plataforma no solo brinda funcionalidades clave, sino que también ofrece un servicio de soporte eficaz y actualizaciones periódicas. El soporte rápido y receptivo garantiza que cualquier problema o inquietud se resuelva de manera oportuna. Además, las constantes actualizaciones de la plataforma aseguran que se mantenga al día con las últimas regulaciones y requisitos, lo que es esencial en un entorno regulatorio en constante evolución.
CEI Médica Sur 
Teléfono: (55) 5424-7200 Ext. 4157
Correo electrónico: comiteinvestigacion@medicasur.org.mx
Contacto: QFB Vanessa Díaz Arteaga – Coordinadora de Investigación