CAYRE-IPS: Excelencia y Compromiso en Investigación Clínica
Durante 14 años, el Comité de Ética de CAYRE-IPS se ha consolidado como un referente nacional en Colombia, evaluando protocolos de investigación no sólo para su institución, sino también como comité independiente para organizaciones externas. Con una capacidad de revisión de alrededor de 5-10 estudios mensuales para alrededor de 20 instituciones (Centros, Instituciones Académicas y Agremiaciones Científicas), su labor incansable ha contribuido al avance ético de la investigación clínica en el país.
Un equipo dedicado a la excelencia
Compuesto por un líder del proceso, 9 miembros evaluadores y 2 analistas administrativas, el comité destaca por su rigurosidad metodológica y ética, particularmente en áreas como oncología, reumatología, vacunas y enfermedades infecciosas. Su modelo único de revisión y verificación previa desde una mirada administrativa —un filtro que revisa minuciosamente los aspectos formales antes de la evaluación ética— ha logrado reducir los reprocesos optimizando su trabajo interno.
Ética más allá del papel: compromiso con las personas
Otra de las cosas que distingue a este comité es su enfoque integral. No se limitan a revisiones documentales: realizan visitas anuales a los centros para verificar el cumplimiento de las buenas prácticas clínicas y mantienen un contacto directo con los participantes de los estudios. Estas visitas incluyen espacios pedagógicos para resolver dudas, evaluar el bienestar de los participantes y reforzar su comprensión sobre el papel del comité. Este compromiso social activo va más allá de los requisitos regulatorios, demostrando una dedicación genuina a la protección de las personas.
El desafío operativo: cuando los procesos manuales limitan el impacto
A pesar de su labor crucial, el comité enfrentaba un reto significativo: una red de procesos manuales que consumía tiempo y recursos valiosos. La tensión entre mantener la calidad operativa y lograr eficiencia se había convertido en una batalla diaria, poniendo a prueba su capacidad para escalar su impacto sin sacrificar sus altos estándares éticos.
Investigadores creando sometimientos
51
Colaborando con centros de investigación
10
Años de trayectoria con ética y responsabilidad
15
Estudios revisados a la fecha
+110
El Reto
Costos Operativos por Gestión Física de Documentos
El manejo de múltiples protocolos implicaba para el Comité de CAYRE una operación compleja. Cada estudio generaba documentos físicos que debían trasladarse, organizarse y conservarse conforme a la normativa, lo que exigía:
- Un sistema de mensajería dedicado para el manejo de documentación confidencial
- Espacios físicos de archivo (50-60 m²)
- Personal especializado y materiales de conservación
El manejo del archivo era un punto crítico en la recepción, organización, adecuación, identificación y almacenamiento. Era un proceso supremamente desgastante, lento; a veces teníamos dificultades con los tiempos de alistamiento de los paquetes, porque claramente era algo supremamente manual.
Lina Martínez
Desafíos en Manejo de Archivo Físico-Digital Híbrido
El uso simultáneo de registros físicos y digitales presentaba retos importantes en la gestión documental. La recepción y registro de información se realizaban de forma manual en Excel, mientras que los documentos se archivaban físicamente por centro y protocolo. Esta dinámica generaba:
- Riesgo de inconsistencias entre versiones
- Búsquedas lentas y procesos poco ágiles
- Dificultades para verificar la integridad de los expedientes
- Mayor exposición a errores en sellado, foliado e identificación
Gestión de soluciones digitales no adaptadas al comité
Durante la transición digital impulsada por la pandemia, el comité utilizó el correo electrónico como principal canal de recepción. Sin embargo, las restricciones en el tamaño de los archivos obligaban a fragmentar cada protocolo en múltiples correos (hasta 5 o 6 por estudio), lo que volvía el proceso innecesariamente complejo. El equipo debía entonces:
- Reunir y consolidar documentos dispersos
- Verificar la integridad de cada expediente
- Reorganizar manualmente los archivos para su revisión en sesión
Ya no era depurar un correo, sino cinco… era un desafío completo
Lina Martínez
Vulnerabilidad en Procesos Manuales de Validación Documental
La validación documental mediante sellado físico implicaba una serie de retos operativos propios de su ejecución manual. Entre ellos:
- Requiere actualizar el sello diariamente
- Dificulta la marcación precisa de documentos extensos
- Cualquier error obliga a repetir todo el proceso
Aunque este método funcionaba adecuadamente con cargas moderadas, su fiabilidad disminuía a medida que crecía el volumen de estudios, lo que aumentaba la probabilidad de errores involuntarios.
Era algo supremamente manual que claramente es imposible controlar el error humano al 100% en el volumen de documentos que manejamos
Lina Martínez
Validación Manual de Documentos con Requerimientos Específicos
El comité enfrentaba un proceso minucioso para garantizar que cada documento cumpliera con todos los requisitos de información de forma necesarios para cumplir con los requisitos de calidad y normativos lo que tomaba tiempo administrativo y también de revisión.
A diferencia de un sistema automatizado, el equipo debía verificar y completar manualmente cada campo requerido, desde los datos básicos hasta la fecha, antes de poder enfocarse en el análisis ético propiamente dicho.
Aquí había que configurar y validar código, nombre del investigador, nombre del protocolo… todo de forma manual
Lina Martínez
Resultado
Gracias a la implementación de eKomite desde su inicio, el CEI Riesgo de Fractura CAYRE ha logrado consolidar un sistema de gestión eficiente que les permite:
Automatización de Validaciones Documentales
Modernizar su proceso de recepción a través de eKomite® resolvió los desafíos previos mediante:
- Generación automática de formatos estandarizados, incluyendo toda la información requerida (código, nombre del investigador, protocolo)
- Eliminación de verificaciones manuales de datos básicos, asegurando consistencia en todos los documentos
- Enfoque en el contenido sustantivo, al liberar al equipo de tareas repetitivas de formato
Con eKomite®, la plantilla trae automáticamente todo el encabezado… Ahora nos enfocamos en lo importante: el análisis ético.
Lina Martínez
Reducción de Tiempos en Elaboración de Respuestas
El tiempo en investigación clínica es crucial, el proceso de revisión y validación de calidad del comite acompañado de eKomite® permitió al Comité CAYRE optimizar significativamente el proceso de elaboración de respuestas y documentos clave a través de un sistema estandarizado y eficiente de gestión documental y consulta lo que significó en:
- Reducción del 62% en tiempos de elaboración:
- De 4 horas a 1.5 horas para respuestas de protocolos nuevos
- De 1 hora a solo 15 minutos para documentos como CIOMS, eventos o desviaciones
Ahora tienes el concepto en la parte superior y solo lo complementas… Verificas redacción y puntuación, pero el trabajo pesado de forma ya está resuelto
Lina Martínez
Enfoque Estratégico en la Revisión de Contenido
A fin de trasladar su expertise desde lo operativo hacia lo sustantivo, eKomite ha ayudado al Comité CAYRE-IPS a liberar de tiempo valioso para todos los involucrados:
Al tener toda la documentación correctamente organizada y validada, las observaciones se centran en aspectos éticos sustanciales.
Trazabilidad Integral y Gestión Documental Estratégica
Para el Comité, contar con una herramienta que asegurara trazabilidad completa era clave para fortalecer la calidad y aplicar indicadores confiables. Con eKomite®, han transformado su capacidad de seguimiento y control a través de:
Gestión documental unificada
- Registro automático desde la recepción hasta la emisión de respuestas
- Historial completo accesible en segundos: responsables, fechas, versiones, observaciones
- Visibilidad continua del estatus de cada protocolo para investigadores
Ahora tenemos claridad absoluta sobre el recorrido de cada documento. Podemos demostrar nuestro rigor ético con datos.
Lina Martínez
Transformación Digital del Archivo Físico
Uno de los avances más significativos del Comité ha sido la digitalización de su archivo regulatorio, eliminando hasta ahora el 95% del archivo físico con la meta de lograr una transición total. Gracias a eKomite®, esta transformación se ha llevado a cabo de forma segura y alineada a los requisitos normativos.
Simplificación del Proceso de Sometimiento para Centros de Investigación con eKomite®
Con el objetivo de ofrecer una experiencia más ágil, clara y sin errores, el Comité CAYRE-IPS mejoró sustancialmente el proceso de envío de protocolos. Gracias a eKomite®, tanto investigadores como el comité operan hoy bajo un flujo más simple, centralizado y eficiente
- Flujo de envío optimizado: un solo cargue reemplaza múltiples correos; uso intuitivo sin necesidad de capacitación técnica.
- Autonomía para los centros: proceso autogestionable, menos errores y menor tiempo de preparación.
- Eficiencia para el comité: recepción estandarizada y menos reprocesos por documentos incompletos.
Queríamos que fuera fácil para el personal de nuestros centros aliados… Ahora suben todo en un solo paso, sin perder documentos por el camino
Lina Martínez
Excelencia Operativa con Respuestas Ágiles y de Alta Calidad
En un entorno donde la rapidez no puede comprometer la rigurosidad ética, el Comité CAYRE-IPS encontró en eKomite® una solución clave para optimizar sus tiempos de respuesta sin perder solidez en sus evaluaciones. Logrando
- Reducción del 50% en tiempos de respuesta:
- De 12-13 días hábiles a solo 6-7 días post-sesión
- Cumplimiento sobresaliente con el plazo regulatorio de 15 días
Optimizar el tiempo y la calidad, no podemos solo fijarnos en el tiempo, sino es en la calidad de los conceptos que estamos emitiendo, y esto lo permite en parte la plataforma. (…) Tú puedes sacar todo rápido, pero cómo lo sacas, a qué costo
Lina Martínez
Experiencia Optimizada para los Miembros Evaluadores
Conscientes de que la calidad de una evaluación depende también de la experiencia del evaluador, el Comité CAYRE-IPS adoptó eKomite® para facilitar el trabajo de sus miembros. La plataforma responde de manera precisa a sus dinámicas.
- Acceso ágil y claro: visualización directa de documentos sin descargas, en una interfaz que destaca lo esencial.
- Flexibilidad alineada a sus métodos: carga de archivos complementarios y propios en múltiples formatos y espacios para conceptos u observaciones con historial organizado de sus participaciones.
Cuando trabajas sobre las plantillas y conceptos de los miembros, puedes enfocarte en aportar contenido y no en corregir formas, porque sabes que no hay errores. Al implementar la plataforma, para ellos fue muy fácil adaptarse: podían abrir los documentos sin descargarlos y dejar sus conceptos directamente allí, sin cambiar su forma de trabajar.
Lina Martínez
Preparación Eficiente para Auditorías
Frente a la alta responsabilidad ética y el volumen de protocolos que gestionan, la preparación para auditorías es un proceso clave para el Comité CAYRE-IPS. Con eKomite® como aliado tecnológico, han transformado esta labor crítica en una tarea mucho más ágil y ordenada:
Son auditorías supremamente rápidas y fáciles porque tú ya no te vas al archivo, busque la carpeta, saquela, subala, bájela, sino que tú ya tienes aquí todo supremamente organizado y de acceso inmediato.
Lina Martínez
CEI Riesgo de Fractura Cayre 
Teléfono: (601) 7466400 Ext. 6
Correo electrónico: comiteetica@cayre.co