[movedo_empty_space height_multiplier="2x"][movedo_empty_space height_multiplier="2x"][movedo_title heading_tag="h1" heading="h1"]Fundación BIOS: Transparencia y cercanía al servicio de la investigación[/movedo_title][movedo_empty_space height_multiplier="2x"][movedo_empty_space][movedo_single_image image="3500" retina_image="3500" image_shape="extra-round"][movedo_title heading_tag="h2" heading="h2"]Sobre el Comité de Ética en Investigación de Fundación BIOS[/movedo_title]El Comité de Ética en Investigación de Fundación BIOS es uno de los más antiguos y reconocidos de Colombia, con trayectoria revisando y aprobando protocolos de investigación biomédica y clínica en múltiples especialidades médicas.
Su mayor fortaleza radica en la transparencia en todos los procesos y el trato cercano con los centros de investigación, lo que les permite no solo evaluar, sino también acompañar a los investigadores.
- Fuerte especialización en investigación cardiovascular y áreas de alta complejidad
- Comunicación abierta y colaborativa que genera relaciones de confianza con patrocinadores
- Reconocidos por autoridades regulatorias por su nivel de organización documental
[movedo_image_text image="1265" title="Investigadores creando sometimientos" heading_tag="h1" heading="h1" el_class="custom-kpi"][/movedo_image_text]40[movedo_image_text image="1669" title="Colaborando con centros de investigación" heading_tag="h1" heading="h1" el_class="custom-kpi"][/movedo_image_text]7[movedo_image_text image="1670" title="Años de trayectoria con ética y responsabilidad" heading_tag="h1" heading="h1" el_class="custom-kpi"][/movedo_image_text][experience since="2006"][movedo_image_text image="2359" title="Estudios revisados a la fecha" heading_tag="h1" heading="h1" el_class="custom-kpi"][/movedo_image_text]+110[movedo_single_image image="3503" retina_image="3503"][movedo_title heading_tag="h2" heading="h2"]Los retos antes de eKomite[/movedo_title][movedo_empty_space][movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Procesos manuales que generaban cuellos de botella[/movedo_title]Debido al alto volumen y naturaleza de los trámites iniciales, el sellado de documentos debía realizarse hoja por hoja, de forma manual y por una sola persona, lo que implicaba demoras, riesgo de ilegibilidad y retrabajo constante.
Eso había que hacerlo a mano y devolver hoja por hoja… si se acababa la tinta o el sello quedaba ilegible, había que repetirlo.
Sara Stave
[movedo_empty_space][movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Demoras significativas en la corrección y envío de documentos[/movedo_title]Cada modificación requería imprimir, firmar, enviar al centro, esperar revisión y, en caso de ajustes adicionales, repetir el ciclo. Incluso cambios mínimos podían retrasar la entrega hasta dos semanas.
No podíamos demorarnos entre 15 días haciendo la corrección… un puntito, un numerito, se podía ir.
Sara Stave
[movedo_empty_space][movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Posibilidad de inconsistencias en la documentación oficial
[/movedo_title]La gestión manual aumentaba el riesgo de que la información de un mismo proceso no coincidiera en todos los documentos, lo que requería revisiones adicionales para garantizar uniformidad.
En el acta y en la carta no aparecían los mismos miembros del comité… ese era un riesgo de error manual que queríamos evitar.
Sara Stave
[movedo_empty_space][movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Pérdida de información clave en correos electrónicos[/movedo_title]Al depender del correo para recibir y enviar documentos, era posible que cartas y sometimientos quedaran extraviados en la bandeja de entrada, lo que afectaba la eficiencia y la relación con patrocinadores.
A veces mandaban cartas y se perdían en el correo… y el patrocinador venía a preguntar por el documento.
Sara Stave
[movedo_empty_space][movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Limitaciones de la plataforma previa[/movedo_title]La herramienta que utilizaban estaba diseñada únicamente para gestionar eventos adversos, desviaciones y SUSARs, lo que obligaba a manejar el resto de la documentación de manera manual o en otros sistemas, dificultando el seguimiento integral y la centralización de la información.
Queríamos manejar toda la documentación virtual, pero la plataforma que teníamos solo abarcaba tres cosas.
Sara Stave
[movedo_empty_space][movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Falta de trazabilidad para los investigadores[/movedo_title]No existía un mecanismo que permitiera a los investigadores verificar, en tiempo real, si las cartas de respuesta habían sido emitidas y si cumplían con los plazos establecidos. Esto limitaba la transparencia y la autonomía de los centros para dar seguimiento a sus propios procesos.
Es una manera de que ellos también vigilen que las cartas estén al día y dentro de los tiempos.
Sara Stave
[movedo_empty_space][movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Búsqueda de trámites y anexos poco ágil[/movedo_title]La documentación no siempre estaba organizada de forma que facilitara localizar un trámite, su historial y anexos correspondientes. Esto suponía un reto adicional en auditorías y visitas regulatorias, donde el tiempo de respuesta para mostrar evidencias era clave.
Les gustó que el cambio trajera mayor organización al momento de buscar los trámites.
Sara Stave
[movedo_single_image image="3502" retina_image="3502" image_shape="extra-round"][movedo_title heading_tag="h2" heading="h2"]Resultados: 7 Mejoras clave con eKomite[/movedo_title][movedo_empty_space][movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Coherencia automática en actas y cartas[/movedo_title]La plataforma vincula de forma automática a los miembros que participaron en cada sesión, asegurando que la información coincida en todos los documentos relacionados, sin depender de verificaciones manuales.
En eKomite se seleccionan los miembros… nos aparecen en la carta y son los mismos que aparecen en el acta.
Sara Stave
[movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Ahorro significativo de tiempo y recursos[/movedo_title]Con eKomite, los documentos se revisan y aprueban electrónicamente antes de ser impresos, lo que elimina desperdicios y retrabajos. Los centros imprimen únicamente la versión final y validada, evitando errores que antes implicaban volver a imprimir lotes completos de hojas. Esto no solo reduce costos en papel y tinta, sino que también optimiza el tiempo del equipo y previene interrupciones por fallas de impresión.
No solo es ahorro de plata, es ahorro de tiempo, ahorro de papel… ellos imprimen su documento cuando ya está correcto.
Sara Stave
[movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Correcciones inmediatas y envío ágil[/movedo_title]Ahora, un cambio en un documento se puede realizar en cuestión de minutos, volver a firmar digitalmente y reenviar al instante. Esto ha reducido drásticamente los tiempos de espera y eliminado procesos repetitivos de impresión y envío físico.
Se corrige, se vuelve a firmar, un click, listo, ya la tienen corregida.
Sara Stave
[movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Gestión documental integral y centralizada[/movedo_title]
Toda la documentación del comité —no solo eventos adversos, desviaciones y SUSARs— se gestiona en un solo sistema, lo que permite tener una visión completa y ordenada de cada proceso.
Queríamos manejar toda la documentación virtual… y ahora lo hacemos en un solo lugar.
Sara Stave
[movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Trazabilidad y control en tiempo real[/movedo_title]
Los investigadores pueden acceder a la plataforma y verificar el estado de sus solicitudes, así como confirmar que las respuestas están emitidas en tiempo y forma. Esto fortalece la confianza y la transparencia entre el comité y los centros.
Es una manera de que ellos también vigilen que los procesos dentro del comité estén bien.
Sara Stave
[movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Cumplimiento y organización reconocidos por la autoridad[/movedo_title]
En auditorías y visitas regulatorias, las autoridades han destacado la rapidez y organización con la que se puede localizar cualquier trámite, anexo o respuesta, lo que demuestra un alto nivel de control y orden documental.
Les gustó que el cambio trajera mayor organización al momento de buscar los trámites.
Sara Stave
[movedo_title heading_tag="h5" heading="h5"]Prevención total de pérdida de documentos[/movedo_title]Al centralizar toda la comunicación y documentación en eKomite, se ha eliminado el riesgo de extravío de archivos que antes existía con el uso del correo electrónico.
A veces mandaban cartas y se perdían en el correo… eso ya no pasa.
Sara Stave
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Teléfono: +57 3568074 - 317 4422707
Correo electrónico: comiteetica@fundacionbios.org
Dirección: Cra. 50 # 80 – 216 Barranquilla – Atlántico