El Comité Ético Científico (CEC) del Centro de Investigaciones Clínicas (CEIC) es un órgano autónomo, institucional, consultivo, plural y multidisciplinario; responsable de evaluar y dictaminar los protocolos de investigación en seres humanos, para garantizar que existan las condiciones éticas aceptables y resolver conflictos de orden moral o ético que se presentan en la actividad científica.

CEC CEIC se distingue por su compromiso en crear un entorno colaborativo y de apoyo tanto para los centros como para los pacientes involucrados en investigaciones.

La prioridad de CEC CEIC es comprender y respaldar a todos los involucrados a través de un soporte personalizado, demostrando su disposición para abordar dudas y mantener un diálogo abierto. El comité se esfuerza por establecer una conexión más allá de la investigación, asegurando que los participantes se sientan completamente informados sobre sus derechos y puedan resolver cualquier inquietud. Además, ofrecen la flexibilidad de someter información en cualquier momento en eKomite®, adaptándose así a las necesidades y ritmo de los investigadores.

Previo a su constitución, miembros con experiencia previa gestionaban procesos con métodos manuales y basados en papel en otro comité, evidenciando las dificultades asociadas con la metodología basada en papel y correo electrónico en un comité de otra institución.

Gracias a ello, se dieron cuenta de la importancia de una gestión documental ordenada y clara por lo que el desafío crucial era establecer una gestión ética de la investigación más eficiente y moderna desde cero

Resultado: Un Comité Digitalizado y Ágil

La implementación de eKomite® en el CEI CEIC ha logrado una transformación integral en la gestión documental y administrativa, destacando tres aspectos clave:

• Gestión Documental Ordenada y Automatización de Tareas Manuales:
  La necesidad de gestionar la abrumadora cantidad de documentos iniciales, el seguimiento continuo y la complejidad de eventos como desviaciones, SAES, y enmiendas, impulsaron la búsqueda de un método más eficiente. Con eKomite®, han implementado una gestión documental automatizada, eliminando la carga de tareas manuales y optimizando el proceso desde el inicio hasta el seguimiento del estudio.
  
  
• Gestión sin papel y Segura:
  El objetivo de alcanzar una gestión totalmente "paperless" - sin papel -  y segura se ha materializado con eKomite®. La herramienta permite la automatización de timbrados, eliminando el uso de papel de manera efectiva. Esta transición no solo ha optimizado la eficiencia, sino que también ha fortalecido la seguridad de la documentación al garantizar timbrados automáticos y un manejo seguro de archivos.
  
  
• Seguridad y Centralización en la Documentación:
  La necesidad de una plataforma segura y centralizada para la asignación de documentos se ha cumplido con eKomite®. Superando las limitaciones del correo electrónico en términos de seguridad y capacidad de almacenamiento, la plataforma proporciona un espacio centralizado para visualizar, descargar y comentar documentos. Esto ha mejorado la trazabilidad y ha facilitado una gestión documental más efectiva.

Métricas de impacto en el Comité

Trazabilidad Eficiente

La función de trazabilidad ha sido fundamental para gestionar cada solicitud.

Desde el día uno, podemos rastrear quién subió qué documento, quién revisó, quién comentó y cualquier cambio realizado. Esto ha simplificado enormemente la gestión documental que sería impracticable manualmente.
Eva Bustamante

Optimización de Labores del Personal

La herramienta ha permitido una distribución más eficiente del tiempo del personal administrativo. Aunque funcionan con un equipo reducido, la carga de trabajo se ha vuelto más manejable, permitiendo un enfoque más dinámico en la evaluación ética de los estudios.

Claro, tenemos que llegar a ese equilibrio cierto que la evaluación ética sea rigurosa bajo todos los estándares, pero que a su vez podamos cumplir en tiempo para no retrasar las respuestas. En comparación con la gestión en papel, donde tal vez podríamos revisar un estudio cada 15 días, con eKomite® podemos abordar hasta 3 estudios en una sesión, asignándolos y discutiéndolos de manera ágil.
Eva Bustamante

Retroalimentación Positiva de los Clientes

Los clientes y centros que presentan estudios han expresado su satisfacción con la facilidad para subir documentos en cualquier momento. La flexibilidad horaria, la eliminación de restricciones físicas y la capacidad de visualizar y autorizar documentos han sido aspectos destacados.

Feedback Positivo y Reconocimiento

En una reunión nacional de comités de ética, se reconoció la eficacia de eKomite®. La autoridad regulatoria ha expresado interés y la herramienta ha sido presentada como un caso de éxito en la optimización de procesos éticos.

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