Acelerando la Ética: 80% de Reducción en Tiempos con eKomite en el Comité de Ética en Investigación Clínica IMBANACO
El Comité de Ética en Investigación se forma en el Centro Médico Imbanaco de Cali S.A. en el año 2006.
Se encarga de revisar, aprobar y vigilar el desarrollo de protocolos de investigación del Centro Médico Imbanaco de Cali S.A. o en otras instituciones que hayan solicitado el aval ético del Comité, evaluando los aspectos éticos y científicos del mismo.
Investigadores creando sometimientos
+3000
Centros de investigación
+10
Años de trayectoria con ética y responsabilidad
+17
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Centros de investigación
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Años de trayectoria con ética y responsabilidad
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El Reto
Desde su constitución, han pasado por diferentes etapas de mejora continua a través de diferentes soluciones como: revisión manual y a papel, por correo electrónico, e implementando soluciones tecnológicas.
Principales Desafíos
Resultado
La implementación de ekomite en el CEI Clínica IMBANACO ha logrado optimizar el proceso de revisión, tanto para el personal administrativo como para los miembros. De esta manera han acortado significativamente los tiempos de respuesta a los centros de investigación, logrando crear un impacto significativo en los proyectos, en el centro de investigación de IMBANACO, y brindar un servicio excepcional a sus clientes.
”Son las cosas que impactan no solo el comité, sino que se ven a lo largo de la cadena del proceso y es clarísimo que son los tiempos es un atractivo, hay que decirlo funcionamos con base a tiempos y un patrocinador lo primero que le pregunté a entonces cuánto se demora el comité. Esto nos ha permitido aportar valor al centro de investigación, porque es más fácil atraer proyectos ya que nuestro comité es más rápido”
Los principales aciertos que Clínica IMBANACO ha experimentado gracias a ekomite:
PLATAFORMA ESTANDARIZADA PERO ADAPTABLE A SU PROCESO
Para el comité, es muy importante ir a la mejora continua desde su inicio, por lo que al introducir e implementar diferentes mejoras, especialmente tecnológicas, consideraban importante la facilidad de uso y la trazabilidad de todo en un solo lugar, debido a la experiencia previa que habían tenido con otras soluciones.
“La facilidad de uso, que fuera muy sencilla y que nos permitiera articular los procesos que ya teníamos simplemente pasarlos a la herramienta. Aunque es una herramienta con unos procesos estándares, si permite que ciertas cosas la hagamos a nuestra manera.
La adaptación y la facilidad de generar plantillas a nuestra forma, de incluso el lenguaje que nosotros utilizamos, la posibilidad de generar listas de chequeo particulares para nuestras necesidades y nuestros criterios, todo esto como de personalización es sumamente importante para nosotros”
PLATAFORMA AMIGABLE
La amigabilidad de la plataforma en Clínica Imbanaco era esencial para garantizar una adopción exitosa, minimizar errores, mejorar la eficiencia, brindar una experiencia positiva a los usuarios y promover la colaboración en sus procesos de ética y investigación clínica.
“Ha sido muy positivo en el sentido que, hubo obviamente una gestión del cambio y un proceso. La Resistencia a este cambio fue mucho menor al ver que no iba a cambiar todo tan drásticamente sino que pues era más una ayuda”
SEGUIMIENTO ÓPTIMO
Una trazabilidad efectiva ayuda a mantener la integridad del proceso y asegura que se cumplan todas las pautas éticas y reglamentarias, minimizando los retrasos en el flujo de trabajo. Los registros precisos y actualizados aseguran que no se pierda información crucial y que las tareas se completen de manera oportuna.
“El proceso de trazabilidad antes era muy complicado. Teníamos que tener listas de chequeo los miembros no la diligenciaban porque es que se me olvidó, no me las juntaron y otras cuestiones. Ahora ha sido mucho más fácil el proceso de concientización y la cultura de realizar comentarios para los miembros”
CUMPLIMIENTO REGULATORIO
Utilizar ekomite ha sido de gran ayuda para el CEI en este proceso, pues ha facilitado la adherencia a los estándares regulatorios. La automatización de flujos de trabajo y la trazabilidad de los documentos han brindado tranquilidad al equipo, sabiendo que cada paso se lleva a cabo de acuerdo con las regulaciones y que la documentación es completa y precisa. Esto no solo simplifica el proceso, sino que asegura que el CEI esté siempre en cumplimiento, lo que es esencial para su labor en la protección de los derechos y la ética en la investigación.
“En estos 2 últimos años hemos recibido muchísimas auditorías, hemos experimentado la tranquilidad de que todo está bien. Antes era de: “dónde estará tal enmienda”, “miremos, empecemos a traer documentación del archivo cerrado”, de bueno o sea una cantidad de cosas. En cambio aquí sabemos que tenemos todo nuestro histórico, que queda la trazabilidad de quién revisó, el miembro que dijo, cómo salió la carta o sea todo el proceso está. La trazabilidad es increíble, entonces uno está muy tranquilo de que cuando vienen auditarlo, toda la documentación está para poderlos ver”
COMUNICACIÓN CON LOS MIEMBROS
Ekomite ha revolucionado la revisión y comunicación en el Comité de Ética en Investigación. Antes, los miembros enfrentaban desafíos para acceder y revisar la documentación, lo que ralentizaba el proceso de revisión. Con ekomite, ahora pueden acceder a la plataforma de forma sencilla y rápida, revisar los protocolos y realizar comentarios de manera eficiente
“A los miembros les gusta mucho porque tienen acceso a toda la documentación, ya pueden hacer unas revisiones íntegras.
Antes, por ejemplo, al revisar un evento adverso, tenían que tener presente la información del protocolo, y no lo tenían a la mano o no lo recordaban, entonces solicitaban enviarlo ya sea en físico o digital, y teníamos que hacerlo fuera por la vía que solicitaban, así que perdíamos tiempo continuidad y trazabilidad de todo.
Eso les gusta mucho que la facilidad de tener toda la información que necesitan para poder evaluar las cosas de manera completa, además les gusta que pueden acceder desde cualquier dispositivo porque muchas veces, no tienen la facilidad de acceder siempre por el computador, entonces desde su tablet o su celular pueden acceder por para cosas sencillas como la firma”
Clínica Imbanaco 
Tel: (572) 3851000 – 3821000 – 5186000 Extensiones: 41275 – 41276
Correo Electrónico: etica.investigacion@imbanaco.com.co
Correo Electrónico: paula.albarello@imbanaco.com.co
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