UCIMED: cero impresión, menos mensajería y más control del comité
Fundado desde el año 2002, que se encuentra acreditado por el Consejo Nacional de Investigación en Salud (CONIS) y afiliado a la Office for Human Research Protections de los Estados Unidos de América.
El CEC-UCIMED analiza a fondo las investigaciones, da su criterio respectivo (aprobación o rechazo). Aquellas que son aprobadas, se supervisan durante toda su conducción, para comprobar que se estén protegiendo los derechos de los participantes de investigaciones biomédicas, cumpliendo con el marco regulatorio tanto nacional como internacional, que rigen esta actividad.
Desde su acreditación en el año 2023, el comité se ha caracterizado por implementar procesos eficientes y transparentes, asegurando una evaluación rigurosa desde la justificación de cada proyecto hasta su correcta ejecución.
- Agilidad en el proceso de recepción y seguimiento de forma accesible
- Eliminación de gastos de almacenamiento físico, optimizando el espacio y generando ahorros significativos.
- Fomento de la colaboración entre todos los involucrados, permitiendo trabajar desde cualquier lugar de manera eficiente.
Investigadores creando sometimientos
+100
Colaborando con centros de investigación
20
Años de trayectoria con ética y responsabilidad
24
El Reto
El desafío estaba relacionado con la gestión y manejo de documentos en formato papel, especialmente en el contexto de revisión de proyectos y protocolos de investigación. Este comité se enfrentaba a problemas logísticos, de almacenamiento y tiempos de respuesta más lentos debido a la gran cantidad de documentos impresos que manejaban.
Además, la llegada de la pandemia, hizo más complejo el tema de revisar los proyectos, por lo que se planteó la iniciativa de poder digitalizar todo el proceso.
Principales Desafíos
- Volumen Exagerado de Documentos en Papel: La gestión extensiva de documentos en formato papel generaba un volumen considerable, resultando en desafíos logísticos, mayores gastos y la necesidad de espacio de almacenamiento adicional.
- Necesidad de Almacenamiento Externo: La acumulación de documentos en papel llegaba al punto de requerir almacenamiento externo, incluso alquilar bodegas para mantener toda la documentación almacenada.
- Desplazamientos y Pérdida de Documentos: La dependencia de mensajeros para el transporte de documentos físicos generaba inconvenientes, incluyendo la posibilidad de pérdida de documentos durante el proceso.
Principales Aciertos del CEC UCIMED con eKomite
Eficiencia desde el primer día
La implementación de eKomite en UCIMED ha generado transformaciones significativas en la gestión del Comité de Ética. Con la adopción de esta plataforma, se logró una transición exitosa hacia un entorno totalmente digital, superando los desafíos previos asociados con la gestión en papel.
Entre los principales aciertos destacados se encuentran:
Eficiencia en Tiempos de Respuesta
La plataforma permitió una mejora sustancial en los tiempos de respuesta, agilizando la revisión de proyectos y protocolos de manera más rápida y eficiente.
Gracias a esta herramienta, ahora podemos resolver consultas sencillas de manera ágil, reduciendo significativamente el tiempo de espera en 3-8 días. Además, hemos logrado aumentar nuestra capacidad de revisión, llevando a cabo hasta 2 sesiones de aprobaciones por semana.
Jennifer Campos
Ahora podemos reunir hasta mil documentos en un solo sometimiento, agilizando considerablemente el proceso de recepción. La estructura integral de la plataforma garantiza que toda la información esté segura y accesible en un solo lugar, evitando la pérdida o extravío de documentos físicos.
Jennifer Campos
Reducción de Costos y Optimización de Espacio
La eliminación del volumen exagerado de documentos en papel, gracias a la digitalización del proceso con eKomite, no solo resultó en ahorros significativos al evitar gastos asociados con el almacenamiento físico, sino que también contribuyó a una ocupación más eficiente del espacio físico
Desde la fecha en que se que se inició con eKomite, ya no ha habido necesidad de imprimir, seguimos usando el mismo espacio físico de archivo, así que no hemos incluido más gastos de de almacenamiento.
Ana Lucrecia
Acceso fácil para todas las partes involucradas
Tanto para el equipo interno, que puede vigilar estudios de manera más efectiva, como para los patrocinadores y supervisores externos, la plataforma ha eliminado los inconvenientes asociados con documentos físicos extraviados o dañados.
La funcionalidad de búsqueda facilita la localización rápida de protocolos y sometimientos, lo que simplifica la realización de aclaraciones y revisiones. Los coordinadores valoran especialmente la organización que ofrece la plataforma, permitiéndoles acceder a toda la información relevante de cada sometimiento de manera eficiente y centralizada
Jennifer Campos
Acceso Remoto y Colaboración
La plataforma facilitó la colaboración entre los miembros del comité y otros involucrados, permitiendo el acceso remoto a la información y la posibilidad de realizar revisiones y observaciones de manera eficaz.
Facilidad de Implementación y Uso
La interfaz sencilla y amigable de eKomite facilitó la adopción por parte de los usuarios, eliminando la necesidad de extensas capacitaciones y permitiendo una transición suave hacia la digitalización.
Simplicidad en Auditorías
En el contexto regulatorio, durante la pandemia, la herramienta demostró ser crucial al facilitar auditorías virtuales, siendo eKomite el medio que permitió llevar a cabo este proceso de manera efectiva y exitosa.
CEC UCIMED 
Teléfono:+5062291-6754,+5062291-6755 y +5062290-6503
Correo electrónico: cec@ucimed.com
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